为进一步加强档案管理，及时规范做好档案归档工作，切实维护档案实体安全，完成档案移交进馆前准备工作，我局以公开询价方式对2024年档案整理服务项目实施采购。现就我局档案整理服务项目公开采购询价公告如下，欢迎符合相关资质的服务供应商参与询价，提交密封报价材料。

　　2024年档案整理服务内容包括：2023年度及往年新收集未归文书档案整理共约18620件，其中，发文约3238件，收文约12882件(均为电子文档，需经鉴定后,打印属应归档的文件纸质件和纸质文件处理表)，文件约2500件；2023年照片98张;光盘3张，2023年度及往年新收集未归的业务档案130卷；2023年度实物档案11件。文书档案按照文件整理规则（即新方法）进行整理及数字化加工，档案按有关要求整理归档，按照江门市档案馆相关档案移交进馆工作要求，对2014年-2019年原江门市农业局（086）文书档案4920件（其中：永久2161件，30年2759件）和全宗卷进行移交进馆前检查和编制相关表格，确保拟移交的文书档案、目录、数字化副本等符合进馆要求。

　　2.项目实施地点：实施地点由服务供应商提供，鉴于档案资料的特殊性和整理服务项目期间若遇专项检查需随时调阅，实施地点应在江门地区，实施地点应具备档案管理要求，且应具备合格的安全监控和消防条件，如监控、防盗门窗、灭火器等，切实保障档案实体安全。

　　3.项目服务具体要求：（1）按照文件材料归档要求，对上述档案材料进行鉴定、分类、整理、托表、去污除尘、打印、编目、数字化加工、刻录电子数据光盘、装订、入盒、编写归档说明及统计台账等工作，经采购人验收合格，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料；（2）卷内文件，排列条理。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起。同一份文件的正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后；同一份文件审核中结论性材料在前，依据性材料在后；文件材料按文件的重要程度和形成时间先后排列。（3）编制页号，不重不漏。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。（4）填写卷内文件目录，准确清晰。题名即文件的标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有题名或题名不能反映实质内容的要拟写题名，外加“〔 〕”号。对“任免通知”“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名，著录时需在题名之后，加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“〔 〕”号。如：“关于张某等同志任职的通知〔徐某、李某某〕”；责任者、文号、时间、页号等要清楚准确填写。（5）装订案卷，整齐结实。卷内文件材料要去掉金属物。对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，装订案卷要整齐、结实、美观。不得将文件放倒、放反、放斜。左侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，装订时不得订住文字，也不能漏订，单份文件归档要采用304不锈钢装，案卷应采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。（6）项目实施期间所需设备（如计算机、打印机、扫描设备等）及服务期间所需办公耗材由供应商提供。（7）档案整理场所须符合档案安全保管“八防”要求，保证档案实体安全。（8）项目应用的档案管理系统应适配我局目前使用的档案管理系统。（9）供应商须在报价文件中确定项目主管及工作人员，说明主要参与人员的职责及任务；项目团队包括项目负责人、工作人员在内不少于8人，并持有档案人员岗位培训证书，项目负责人必须具有档案中级职称或以上，确保团队成员完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换，如更换须经双方同意；确保团队成员在指定工作场所完成工作。（10）结算金额包含整理期间所需的档案用品耗材。

　　通过向档案整理中介服务公司购买档案整理和数字化加工服务，保证档案资料整理和数字化加工原件和内容信息的安全，严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象，并保证纸质档案数字化处理的质量。在进行档案数字化加工工作中必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等有关规定，按江门市档案局规定的档案归档文件整理规则的要求进行数字化加工，确保能通过江门市档案局检查，保证拟移交进馆的档案质量符合进馆要求，对检查不合格的部分档案，供应服务商需在规定时间内进行返工处理，直到合格为止。

　　2.供应商没有列入“信用中国”网（）中失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单，没有列入中国政府采购网（）政府采购严重违法失信行为记录名单中被财政部门禁止参加政府采购活动。

　　5.供应商需对此项目配备不少于8人的工作团队，整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证，拟安排的项目管理负责人和技术负责人需具备档案中级或以上职称人员。

　　9.供应商的确定方式按最低评标价法：三家以上（含三家）供应商的报价文件满足询价公告全部实质性要求，且报价最低的供应商为成交供应商候选人；如符合要求的最低报价供应商多于1家，则由评审小组通知其在评审现场合理的时间内（具体时间由评审小组现场商议确定）进行二次报价，直至得到1家报价最低的供应商为成交供应商候选人。

　　本项目采用项目总包价形式报价，不能分拆报价。本项目的总价报价上限为人民币8万元，供应商所报总价不得超过最高限价，所报总价超过此上限金额为无效报价。

　　1.首付款：合同签订后，采购人在收到供应商提供的有效后30日内，向其支付合同总价50%的款项。

　　1.供应商未按期完工，每延迟一日，应向采购人支付总价款0.5‰的违约金，但金额不得超过合同总额的10％；

　　2.供应商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定，我局有权取消业务合作或终止已开始的合作，并保留追究法律责任的权利。

　　1.接收报价文件时间:2024年5月9日上午9：00时至2024年5月9日上午11：00时（北京时间）（纸质报价文件一式两份，并提供电子扫描件光盘）。

　　2.报价截止时间：2024年5月9日上午11时00分止（北京时间）,提前、逾期递交或不符合规定的报价文件恕不接受。

　　（1）供应商必须是具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织。报价时提交有效的营业执照（或事业法人登记证）复印件（需加盖公章），且营业执照所列经营范围符合本项目需求。不提供的，不通过资格审查。

　　（2）供应商必须具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。提供单位财务会计制度。不提供的，不通过资格审查。

　　（3）供应商具备履行合同所必需的设备和专业技术能力。在报价文件中需列出相关设备清单及专业技术能力情况。不提供或提供佐证材料缺少任意一项的，不通过资格审查。

　　（4）供应商有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。提供报价截止日前6个月内任意1个月依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料。如依法免税或不需要缴纳社会保障资金的，提供相应证明材料。不提供的，不通过资格审查。

　　（5）供应商参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（可参照保留投标函／报价函相关承诺格式内容或提交声明文件）。重大违法记录，是指供应商因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚（根据财库〔2022〕3号文，较大数额罚款认定为200万元以上的罚款，法律、行政法规以及国务院有关部门明确规定相关领域较大数额罚款标准高于200万元的，从其规定）。不提供的，不通过资格审查。

　　（6）供应商必须符合法律、行政法规规定的其他条件（可参照保留投标函／报价函相关承诺格式内容或提交声明文件）。不提供的，不通过资格审查。

　　2.供应商没有列入“信用中国”网（）中失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单，没有列入中国政府采购网（）政府采购严重违法失信行为记录名单中被财政部门禁止参加政府采购活动。提供“信用中国”网站（）信用信息栏、中国政府采购网 （）证明无以上不良记录的查询截图（加盖公章）为佐证材料（投标截止前 10日内有效）。不提供或提供佐证材料缺少任意一项的，不通过资格审查。

　　3.供应商应为在当地档案行政主管部门登记备案的档案整理中介服务机构。提供当地档案行政主管部门登记备案证明材料复印件（需加盖公章）。不提供的，不通过资格审查。

　　1.报价总金额未超过本项目采购预算。所报总价不得超过最高限价。所报总价超过本项目采购预算的，不通过符合性审查。

　　2.提交报价文件完整，响应内容基本完整，无重大错漏，并按要求签署、盖章。否则，不通过符合性审查。

　　3.供应商应提供在江门地区内符合档案管理“八防”要求的场所,必须具备独立的数字化加工室，加工室必须安装监控设备，做到全方位监控。提供相关证明复印件（需加盖公章）和图片（需加盖公章）以作说明。不提供的，不通过符合性审查。

　　4.供应商应具有两名或以上中级以上(含中级)档案职称的档案整理人员。提供项目配备的相关成员自公告发布当月（含当月）半年内任意1个月的在职社保记录，如依法无需缴纳社会保障资金的，提供相关免缴证明文件，佐证材料为复印件的，需加盖公章。不提供的，不通过符合性审查。

　　5.供应商需对此项目配备不少于8人的工作团队，整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证，拟安排的项目管理负责人和技术负责人需具备档案中级或以上职称人员。提供相关人员证明材料复印件（需加盖公章），不提供或提供佐证材料缺少任意一项的，不通过符合性审查。

　　6.供应商有为机关、事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验。提供以供应商名义签订并完成的2022-2023年类似项目合同为依据的佐证材料不少于4份。提供佐证材料为复印件的，需加盖公章。不提供或少提供的，不通过符合性审查。

　　8.如果评审小组认为供应商的报价明显低于其他通过符合性审查供应商的报价，有可能影响服务质量或者不能诚信履约的，将要求其在评审现场合理的时间内（具体时间由评审小组现场商议确定）提供书面说明，必要时提交相关证明材料；供应商应能证明其报价合理性。不能证明的不通过符合性审查。

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