人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效力。应注重收集和鉴别、整理工作，提升人事档案利用率。

　　企业应依据国家有关人事档案管理规定，制定企业人事档案管理办法（或制度）以促进人事档案管理工作的规范顺利开展。

　　目前，企业既有人事电子资料，也存在很多纸质的人事档案。在数字化转型过程中，面临许多挑战和痛点：

　　泛微文书定推出数字化人事档案管理平台，覆盖人事“入转调离“”全过程，提供档案线上业务服务，实现个人简历、劳动合同、离职证明、履历材料等全量归档；

　　集成OA、HR、招聘系统、电子签章系统等，与业务全面打通，实现人事资料自动化接收采集，形成业档一体化、纸电统一管理解决方案，助力企业全面数字化转型。

　　为人事业务人员提供了数据指标统计、归档作业预警，档案流程快速处理、归档数据趋势、数据导出记录等档案业务模块，快速掌握工作情况；

　　为普通员工提供个人档案查询、历史借阅统计、档案借阅记录、查档申请发起等快速入口，提升档案服务自助化水平。

　　系统将新员工的信息、面试记录、录用通知以及提交的文件自动归档到员工档案中。归档后的员工档案可以按照部门、职位等进行分类管理，方便查询和使用。

　　员工在系统中提交转正申请，并附上必要的工作报告或其他证明文件。审批通过后，系统自动将员工的转正信息、审批记录以及提交的文件归档到员工档案中。减少人工上传的工作量，还可以方便后续对员工绩效的跟踪和分析。

　　人事关系调动审批通过后，系统自动更新员工信息，将调动申请、审批记录、通知等相关文件自动归档到员工档案或特定的文件夹中。

　　员工提出离职申请流程后，通过后连接电子签章，自动开具离职证明。系统将离职申请、工作交接记录、离职手续办理等相关文件自动归档到员工档案中。

　　日常工作中产生的一些零散数据，文书定可以采取人工在线的补录和原文上传操作；对于音视频等大文件支持断点续传。同时已实现和扫描仪、高拍仪等硬件设备集成，实现档案随办随归。

　　文书定支持看图著录，通过OCR技术识别后自动提取文本信息填充著录字段，著录完成后保存，系统自动生成条目，满足人事档案格式。

　　在收集端，可对数字化副本的全量接收。文书定提供了对于各个不同门类的档案，实现在线的excel 的导入功能，同时支持对数据进行更新、追加操作。

　　条目批量导入完成后，可以通过与条目中的元数据（档号、题名等）实现电子文件名称和著录字段关联匹配，实现批量挂接，实现电子原文和条目的统一管理。

　　人事资料收集整理完毕后，企业需要对这些人事资料进行归档，根据系统内嵌归档范围和提前设置好的缺档提醒规则，文书定对人事档案进行完整性检查，并提供检测结果。

　　针对未及时归档的人事档案，档案管理员可通过缺档提醒在系统内触发消息提醒，及时补全人事档案，避免缺档化。

　　企业通常以员工编号为单位进行按件管理，设定好档号的规则、归档的流程等，人事档案的部分元数据可以通过对接HR系统方式进行接收归档。

　　系统支持电子原文预览、支持查看文件的电子签名信息，签名的证书文件HASH值等信息，用于验证电子签名的线）档案装盒、归档

　　如果同时存在实体档案，那么可以对档案条目装盒，通过档案盒将来管理线下实体档案，可以选择已有的档案盒，直接进行装盒操作。

　　人事档案分类维度下，文书定可对文件进行保管。接收整理完成的档案在归档后均保存在此库中，可对档案进行装盒、导出移交、打印目录等操作。

　　如果发生人员内部调用，文书定支持通过在线移交的方式将人事档案隶属的全宗进行变更，通过在线移交将档案移交到对应的人事管理全宗下。

　　目前，企业档案管理采用纸质和电子双套运行的情况较多，针对实物档案，文书定提供了库房管理和信息维护的功能。

　　支持扫码枪扫描纸质档案条码或通过手机扫码方式完成线上同步装盒、上架及入库，系统自动将库房内纸质档案物理位置与电子档案进行关联并自动生成相应的存址。

　　支持定义花名册展示字段，统计字段，自定义数据导出条件、检索条件，支持人事档案挂接，人事文件上传，上传后二次处理。方便地为HR提供人事档案的管理服务。

　　可以通过全文检索、条件检索、元数据检索等方式对海量档案数据进行跨全宗、跨门类、跨字段、跨条目的检索来定位目标档案。

　　对于电子档案，在线发起借。

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