档案信息化问题汇编是小编针对罗塞塔四大群内部分精选问题进行整理汇总，每月一期以问题汇编的形式发布，将群友们的精彩发言分享给大家。本期为罗塞塔档案信息化问题汇编第四期，除分享已有回复或答案的问题之外，文末还预留了一个未解答问题供讨论，我们将选出最标准/最精彩的答案，送出礼品一份。

　　4月2日，有人就“扫描件的元数据应该如何获取？ ”发起了话题讨论并提供了参考截图（来自罗塞塔公众号文章《【建议收藏】档案信息化与数字档案馆建设问题大盘点》），一众热心的群友纷纷发表各自的看法。

　　数字化软件系统自动捕获后形成的元数据是以什么形式导出来的，XML还是EXCEL还是其他？智能扫描软件系统是独立的，需要与档案系统对接的，还是档案软件系统内嵌的一部分？

　　XML还是EXCEL、与档案系统直接对接都可以，主要还是看是不是同一个厂商。同一个厂商怎么都好弄，不同厂商就费劲

　　以前是扫描、著录、挂接，现在是扫描、校对、一键归档。。。。。。基本是把数字化那一套、著录、识别、挂接。。。。。全部融合在内了。

　　不能100%自动化，至少也能达到90%自动化。人工参与的份额越来越少。人人都是档案员，人人都可以参与，不是空线、热点关注问题二

　　4月8日，有两位群友提出了针对电子文件归档方面的问题，涉及信息包、系统接口等方面。以下将两个问题进行归并，具体要求可参考《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）。

　　我想请教一下，之前了解到的是电子公文文件整理和归档要进行封装形成归档信息包，档案部门接收之前对归档信息包要进行真实性、完整性、可用性、安全性等方面的检测，对不符合要求的归档信息包予以退回。那我们OA等业务系统过来的数据都必须以归档信息包的形式进行封装打包推送吗？要封装成归档信息包的意义主要是为了固化信息还是为了进行四性检测？

　　归档信息包；另一种是归档模块后置或者独立，那就输出预归档信息包。其次，信息包不一定是物理包，也可以是逻辑包，关键在于数据组织，而不是物理封装。最后，检测只是一种技术手段，关键在于如何保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规（基本上等同于四性），使其具有法律效力。上述相关内容可参考本号文章《从前端控制的视角看归档模块的归属》、《“来源可靠、程序规范、要素合规”与“四性”》。

　　4月15日，有群友在群里提出一个问题：“各位专家老师，假设现在有一件档案有500页（打印出来有500张纸），我进行组卷时，一卷装不完，其中300张纸装在卷1中，另外200张纸装在卷2中，请问这件档案的件档号该怎么编制呀？正常情况下我们这件档案的件档号是通过卷号+流水号的方式生成的，那现在我这一件档案放在两卷中，不知道该咋命名这个件的档号了”，引起了激烈讨论。

　　目前我们卷号的命名上是这样的，用1/2,2/2表示，表明这个卷是由两册组成的，但是卷里边的件的档号怎么命名呢？毕竟是一件档案

　　如果连续编号的话不就相当于在逻辑上把一个件拆成了两件档案了？这样是不是就违背了档案的完整性了？如果是纸质档案问题可能不大，但是电子档案的话，如果通过件档号进行查询，每次都只能查出这件档案的一部分。

　　现在的问题是我们既有电子的档案，也有纸质的档案，如果各管各的也会有一堆问题，所以现在使用的方法就是两套都管，而且保持一致，要不然的话电子关联的纸质档案怎么办？纸质的扫描件虽然可以数字化，但是扫描件是不具备法律效应的，还是要管理起来，要不然就违背了档案的真实性和完整性的要求了，不过我们现在也在推动全面无纸化，逐步变更成电子的单套管理

　　4月16日，有群友在群里提出一个问题：“想问一下各位前辈，公司部门分布在各地，他们移交资料到档案室往往不能亲自过来，而是委托其他同事带过来，这时候送件人是只要签委托书就可以了对吗，责任怎么划分呀”，再次引起激烈讨论。

　　请教专家，档案数据存储在地方政府和央企控股创立的数据服务企业可以吗？我看当地公检法等数据也都存那儿了。

　　各位专家，请问档案的立档单位和档案的保管单位一样吗？看一些行业规范说明，感觉这两个单位又是不一样的。

　　请问各位，业务系统产生的有电子签章的文件，归档到数字档案系统时，档案系统需要验证其签章的有效性吗？如果需要，如何验证？

　　建议业务系统和数字档案系统基于一个平台，共同使用电子签名服务，这样电子签名服务负责签署也负责统一验证，并承担验证责任。如果业务系统和数字档案系统无法共同使用电子签名服务，建议数字档案系统要求业务系统归档时同时打包签章文件+格式转换版本（电子签章贴图处理，去技术化），并通过一些规则设定（合同、协议、申明等）把电子签名验证责任锁定给形成部门，这样可以应对难以统一验证电子签名的问题。

　　请教各位老师一个问题：一个单位分成两个单位，档案实物在A单位，B单位（A单位的一个部门）只有少数部分相关的，现在分了两个全宗，原档案系统中的数据只迁移给A单位吗？

　　按照《电子档案移交接收操作规程》我们在接收一个上万件的电子档案ZIP包的时候，发现按批次生成一个ZIP包，压缩和解压过程都非常慢，性能非常的差，不利于高效开展电子档案的接收工作。所以我在思考能否这样操作：即每个批次接收时，不再按一个批次生成一个ZIP压缩包，而是一件生成一个压缩包，这样更有利于实时掌握接收、解压、挂接进度。个人理解，有不当之处请老师多批评指正。

　　各位专家，在数字档案室测评指标中，关于“明确档案部门、信息化部门、电子文件形成部门、保密部门在数字档案室建设中承担职责”，这条指标项中，其中电子文件形成部门和保密部门的职责这两个部门的职责是什么？

　　请问下如何对长期保存数据包每年定期检测？如何保证长期保存包数据与系统内数据的一致性（系统内管理元数据同步）？

　　请教各位老师一个问题，现在封装包采用什么格式，EEP，METS，ZIP哪种是国家要求的标准规范？

　　各位专家，关于涉密档案目录数据或元数据的非涉密著录项的要求，具体在哪个规范或者文件中有说明？

　　咨询一下，某单位计划向我馆共享一部分档案扫描件数据，但是提出要给数据添加可溯源的、需要私钥解开的、加密水印之类的措施，以防万一数据泄露了不知道是我们双方谁泄露的。有没有好的措施推荐？

　　我想问下大家，公司员工每年的体检报告是体检完马上由档案室归档吗，还是只由人力资源部门保存啊，我们是药企。

　　根据《企业档案管理规定》，企业档案是指企业在研发、建设、生产、经营等过程中形成的各种记录，包括员工的职业健康检查报告。具体到员工的健康检查报告，根据《职业健康检查管理办法》第二十条的规定，用人单位应当建立职工职业健康监护档案，这意味着职业健康检查机构将职工的健康检查报告书面告知单位后，用人单位有责任保存和查阅这些报告。建议档案室归档。

　　请问电子公文的公文标识是在电子公文形成的时候就生成的吗？在预归档包中的元数据.xml里面应该要有公文标识的值吗？

　　各位老师，请教个问。

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